"Loading..."

Geen dataverlies meer

Geen dataverlies meer

Bij dataverlies denken velen aan back-ups. Maar dankzij de cloud zijn er veel meer mogelijkheden.

Documenten

Om te voorkomen dat u documenten verliest zoals facturen, foto's, … zijn er enkele mogelijkheden. Hieronder zal ik er enkele overlopen met alle voor- en nadelen.

Bij uzelf

In uw huis of bedrijf kan u al heel wat doen om het verlies van documenten te voorkomen. Zo zijn er razendsnelle externe harde schijven en NAS (Network Attached Storage) opslagmedia. Of u kan ook extra harde schijven toevoegen aan uw eigen desktop.

Externe harde schijven

Deze harde schijven zijn vrij goedkoop, zo betaalt u rond de 80,00 EUR voor 2 TB (2048 GB). Er is geen aparte voedingskabel nodig en ze zijn makkelijk op te bergen omdat ze licht en klein zijn. 2 TB is dan ook meer dan voldoende voor vele huishoudens. Het nadeel is dat er altijd een computer nodig is om de schijf uit te lezen en veelal zijn ze echt niet snel te noemen.  Uitzondering hierop is een SSD externe harde schijf. Deze zijn een pak sneller maar hebben een kleinere opslaghoeveelheid en zijn veel duurder. Daarnaast is de externe harde schijf slechts op één apparaat uit te lezen, namelijk de computer die erop aangesloten is. Western Digital maakt tal van externe harde schijven van heel goede kwaliteit. Getuige daarvan zijn mijn eigen 1TB en 2TB externe harde schijven. Momenteel zijn ze 10 en 8 jaar oud!

NAS-systeem

Network Attached Storage is een apparaat dat harde schijven bevat en deze kunt u aansluiten op uw netwerk. Omdat het systeem op zichzelf kan functioneren hoeft uw computer niet ingeschakeld te zijn om de data uit te lezen. Tegenwoordig kan dat ook al via een app op uw smartphone, tablet of smart tv. Dit is dan ook meteen het grootste voordeel, dit systeem kan meerdere connecties tegelijk aan. Zoonlief die zijn huiswerk aan het wegschrijven is naar de NAS en u die kijkt naar de foto's van de vorige reis, kan perfect. Het basisstation wordt veelal verkocht zonder harde schijven dus daar let u best op bij de aankoop. De harde schijven die erin kunnen zijn vrij goedkoop en ook de installatie verloopt veelal vlekkeloos met een installatiegids. Kortom een zeer goeie optie voor een sterke back-up strategie op te starten. Het nadeel voor velen is de prijs van het basisstation. Synolgy is markleider in de basisstations en is dus wel een goed vertrekpunt.

Extra schijf toevoegen aan uw desktop

Wist u dat veel desktop pc's plaats hebben voor een extra harde schijf? Dit opent veel mogelijkheden voor een goede back-up strategie. Zo kan de extra harde schijf geconfigureerd worden om altijd een exacte kopie te zijn van de primaire harde schijf. Als er dan een crash is van één van de harde schijven kan u gewoon verder werken omdat de secondaire harde schijf dit opvangt. U vervangt dan gewoon de kapotte harde schijf en de computer zal vanuit zichzelf   de bestanden terug gelijkzetten. Dit is evenwel geen goede back-up strategie op lange termijn. Want als er iets verdwijnt op schijf A is het meteen ook weg op schijf B. Het is wel een goede strategie om de continuïteit te bewaren.

Cloud

Met de opkomst van diensten zoals Google Drive, Onedrive van Microsoft, Dropbox en soortgelijke diensten zijn de back-up mogelijkheden veel uitgebreider geworden.

Het grote voordeel van cloud- platformen is de toegankelijkheid. Bent u thuis of onderweg, uw bestanden zijn beschikbaar vanaf dat u een internet connectie heeft. Daarbij zijn uw bestanden ook veilig bij ernstige factoren zoals brand, overstroming en andere gebeurtenissen die andere oplossingen fysiek zouden vernietigen.

De cloud komt ook snel in beeld wanneer we tablets en smartphones bekijken. iCloud van Apple, Google Drive voor Android of OneDrive van Microsoft kunnen gebruikt worden om bestanden van uw smartphone veilig te bewaren. De opslagcapaciteit van een mobiel apparaat is heel sterk toegenomen de laatste jaren zodat verbinding met de cloud iets minder precair is. Voor veel mensen is de smartphone het primaire toestel geworden om foto's te maken dus als dit toestel breekt is het een kleine ramp. Door het inschakelen van cloud opslag van foto's kan dit vermeden worden.

Voor Android gebruikers zit hier wel een klein probleem. Gratis accounts van Google en Microsoft zijn niet zo goed beveiligd als hun betaalde alternatieven. Het is geen geheim dat Google mee kijkt als u bestanden op hun cloud zet. Dit om de ervaring met Google diensten te verbeteren, waarmee ze willen zeggen dat ze u liever persoonlijke reclames voorschotelen dan algemene. Voor betalende bedrijfsaccounts zou dit wel niet het geval zijn. Microsoft is wat schimmiger hierover maar bij een betalend account hameren ze in de privacy statement wel erop dat uw bestanden uw bestanden zijn en dat ze geen kijkje nemen. Apple zou nooit meekijken met hetgeen u doet op iCloud en spreekt zich sterk uit over de veiligheid van uw bestanden. Het is wel niet aan te raden om een iCloud account te nemen als u een Android apparaat hebt. De integratie is praktisch onbestaande. Google en Microsoft daarentegen hebben goede apps voor beide platformen.

Wachtwoorden

Naast documenten back-uppen kan het zeker ook geen kwaad om wachtwoorden op te slaan, zolang het niet in een Word document met als naam "Wachtwoorden.docx" op het bureaublad. Er zijn veel mogelijkheden zoals LastPass of de wachtwoord managers van browsers zoals Firefox en Chrome. Zo kan u uw wachtwoorden een pak moeilijker maken en toch nooit een wachtwoord verliezen. Zeker een aanrader!

Persoonlijke back-up strategie

Mijn persoonlijke back-up strategie kent meerdere lagen wat sowieso aan te raden is. Eerder had ik het al over mijn externe harde schijven. Dit is de oudste laag van mijn strategie. Eenmaal per dag sluis ik mijn documenten van klanten naar deze schijven. Dit is enkel nog om zeker te zijn dat er een kopie is. Door nieuwe toevoegingen in de strategie is deze stap vrij overbodig maar liever een kopie te veel dan te weinig.

De tweede linie is een tweede desktop. Deze doet vooral dienst als interne server voor websites te testen en te ontwikkelen. Maar is op hetzelfde moment ook een NAS-systeem. Er zit een extra harde schijf in die op bepaalde tijdstippen synchroniseert met de primaire data harde schijf in mijn desktop. Zo is het verlies van data minimaal als de primaire data harde schijf in mijn systeem kapot zou gaan. Een tijdje geleden is er ook in mijn desktop een harde schijf bijgekomen die constant synchroniseert. Momenteel heb ik dus al 4 kopieën van mijn data. Maar ze hebben elk een doel. De extra harde schijf in mijn desktop kan snel overnemen van de primaire data harde schijf als deze kapot gaat. De extra harde schijf in de tweede desktop dient om snel bestanden terug te halen die onterecht zijn gewist. De externe harde schijven zijn eerder om een archief van data te hebben. Dus om oudere bestanden terug te halen mochten deze nodig zijn.

Om dit allemaal te automatiseren gebruik ik het gratis SyncBackFree programma. Na 6 jaar perfecte werking kan ik het sterk aanraden.

Daarbij is nu ook Office 365 Business Premium actief binnen de strategie. De belangrijkste eigen projecten en klantenbestanden worden nu te allen tijde gesynchroniseerd met de cloud. Daarbij worden Office (Word, Excel, Powerpoint, …) bestanden automatisch opgeslagen samen met een versie geschiedenis. Een versie geschiedenis houdt elke wijziging bij en wanneer deze heeft plaats gevonden. Zo kan u altijd terug naar een eerdere versie of zien wie aanpassingen gedaan heeft. Maar ook andere type bestanden worden netjes bijgehouden. Bijvoorbeeld Photoshop en pdf-bestanden worden netjes gecatalogeerd en bijgehouden.

Voor mij was de keuze voor Office 365 voor de hand liggend. De diepe integratie van Word, Excel, Outlook en OneNote zijn een heel groot voordeel. Daarbij de 1TB grote OneDrive die mee in het abonnement zit is ideaal voor alle belangrijke bestanden te kunnen bijhouden. Daarbij zijn alle bestanden in de OneDrive door de webapp overal bereikbaar zolang er internet is. Verder helpen de securitymaatregelen van Microsoft om de bestanden af te schermen van virussen en andere malafide acties.

De keuze op mijn smartphone is een dubbele keuze. Voor privézaken gebruik ik de Google diensten en voor the-ostia.com gebruik ik de Microsoft diensten. Zo is er geen overloop van het één naar het andere.

Heeft u het gevoel dat uw back-up strategie niet helemaal goed zit, stuur gerust een mailtje naar niels@the-ostia.com of stuur een bericht op Facebook, Twitter of Instagram. Dan nemen we samen een kijkje naar wat eventueel beter kan.

Wilt u op de hoogte blijven van een nieuwe blog, geef dan like op Facebook.

Met digitale groeten,

Niels